文件 AI 的第一題，是答案從哪裡來

問題與目前做法

規章與 SOP 散落不同位置，員工不確定哪個版本可以使用。現行流程通常是：詢問同事、找文件、核對版本、閱讀段落、整理答案。這是示意流程，不代表所有企業。

找文件的時間可以量測，但錯用過期文件與越權查閱的損失不能只換算成幾分鐘。文件版本與權限整理是導入成本的一部分。

先做好文件版本與存取權限，再進行檢索與回答。找不到可靠來源就說不知道，不能讓流暢答案取代制度依據。

不取代正式規章；沒有可用來源就不回答。越權存取；舊文件或錯誤引用，都需要在 POC 中檢查。

先量測每月處理量與每筆人工時間，再評估可減少的工作比例。扣掉人工覆核、系統使用、導入及維護成本後，才看淨效益。釋出的工時不一定轉為現金節省。

建立包含可回答、無資料、過期資料與越權問題的測試集。記錄引用是否真正支持答案、找不到時是否拒答，以及權限是否被保留。